Jeden Tag werden 269 Milliarden E-Mails verschickt. Viele Nachrichten enden als Pingpong-Spiel von Fragen und Antworten und Erklärungen und neuen Fragen und neuen Antworten. Ein zeit- und damit auch kostspieliges Unterfangen, dass sich beheben liesse. Wir haben 5 Situationen, in denen Sie das E-Mail links liegen lassen sollten und den Höhrer in die Hand nehmen sollten – oder natürlich das Headset.
269 Milliarden E-Mails werden täglich versendet. 269 Milliarden! Eine Zahl so gross, dass Sie unbegreiflich scheint. Bei einer Weltbevölkerung von rund 7,5 Milliarden Menschen macht das 36 E-Mails pro Person und Tag. Jetzt klingt das fast schon vernichtend klein. Aber von der gesamten Weltbevölkerung haben nicht alle Zugriff zu einem E-Mail-Dienst. Gemäss der Internationalen Fernmeldeunion sind es etwa die Hälfte aller Menschen, die einen Zugriff zum Internet haben. Ob Sie diesen dann auch für E-Mails nutzen, ist nochmals eine andere Geschichte. Aber: Geht man von der Hälfte der weltweiten Bevölkerung aus, dann sind es bereits 72 E-Mails pro Person und Tag. Bei einem Arbeitstag mit rund acht Stunden sind das neun E-Mails pro Stunde.
Manchmal braucht es einen Anruf
Wenn Sie 30 Sekunden für das Lesen einer E-Mail benötigen, sind Sie pro Tag bereits 36 Minuten beschäftigt. Sie haben dann aber noch keine Antwort geschrieben, keine Facebook-Nachrichten gelesen oder andere Kommunikationskanäle genutzt.
E-Mails beeinflussen unseren Arbeitsalltag sehr stark. In den letzten 20 Jahren war das ein Siegeszug sondergleichen, den wir beobachten durften. Und das zu grossen Teilen auch zu Recht. Denn die elektronische Post erleichterte die Kommunikation über Zeitgrenzen, zwischen grossen Gruppen und ersparte uns viele Postgebühren.
Aber es gibt auch Situationen, in denen sich das Telefon nach wie vor besser eignet. Teilweise könnte man denken, dass es Menschen gibt, die beinahe vergessen haben, dass es noch andere Wege für die Kommunikation gibt als E-Mails und Instant-Messaging-Systeme. Deshalb möchten wir heute auf jene Situationen eingehen, in denen sich das Telefon nach wie vor besser eignet.
1. Wenn es eilt!
Wenn Sie jetzt wichtige Informationen benötigen, müssen Sie den Telefonhörer in die Hand nehmen. E-Mails sind nicht dafür gemacht, eine umgehende Antwort zu erzwingen. Es kann gut sein, dass der Empfänger nicht den ganzen Tag seinen Posteingang aktualisiert oder ständig im Büro sitzt. Wenn Sie aber einen Anruf tätigen, werden Sie sofort informiert oder können sich an jemand anderen wenden, der Ihnen weiterhelfen kann.
2. Wenn es kompliziert ist
Telefonische Kundendienste sind auch heute noch gefragt, weil es manchmal einfach einfacher ist, ein Problem persönlich zu schildern als schriftlich zu formulieren. Nicht jeder ist gleich geschickt mit seiner Wortwahl und nicht jeder liest sehr genau. Beim elektronischen Briefwechsel kommt es daher gerne zu Missverständnissen. Beim persönlichen Gespräch merkt man hingegen schnell, wenn jemand etwas falsch verstanden hat und kann sein Problem nochmals schildern, umschreiben und vielleicht mit anderen Worten zum Ziel kommen.
3. Wenn die Antwort überfällig ist
Gerade aufgrund der vielen Möglichkeiten der Kommunikation kommt es vor, dass man vergisst, sich bei jemandem zu melden oder zu antworten. Das kann jedem mal passieren und ist weiter keine grosse Geschichte. Es macht sich aber besser, wenn man sich nach langer Zeit persönlich und mit einem Anruf meldet. So sieht der oder die Wartende, dass es Ihnen wirklich ernst ist mit der Entschuldigung.
4. Persönliche und heikle Themen Besprechen
Im Französischen sagt man „C’est le ton qui fait la musique“. Nicht ganz so ellegant aber für Deutschsprachige etwas verständlicher heisst das: Der Ton macht die Musik. Und bedeuten sollte das: Die Intonation in einem Gespräch kann sehr viel bewirken. Bei geschriebener Sprache geht das verloren. Und deshalb sollten heikle und persönliche Themen immer per Telefon besprochen werden. Missverständnisse fallen weniger an, es gibt Möglichkeiten, sofort auf etwas zu reagieren, Empathie zu zeigen und rauszuhören, ob die Gefühle von jemandem verletzt wurden, ob jemand weint oder lacht und vieles mehr. All diese Gefühle, die in eine Stimme gelegt werden können, bleiben bei der schriftlichen Version verborgen. Da helfen auch Emojis nichts.
5. Entschuldigungen
Auch Entschuldigungen gehören ein wenig zu Punkt 4. Sie sollten auf jeden Fall persönlich überbracht werden und auch hier spielt die Stimme eine zentrale Rolle. Von Missverständnissen ganz zu schweigen. Es wäre doch schade, wenn gerade bei einer Entschuldigung, die Nachricht falsch verstanden würde.
In diesen fünf Situationen sollten Sie die gute alte Telefonleitung dem E-Mail vorziehen. Wir sind sowieso grosse Fans der persönlichen Kommunikation und glauben, dass ein Anruf viel Zeit sparen kann. Aus unserer Sicht, symbolisieren diese fünft Punkte Situationen, die unumgänglich mit einem Anruf bewältigt werden müssen. Aber wir raten Ihnen auch, das Telefon sonst wieder mehr zu nutzen. Sie werden sicherlich schnell merken, dass Sie auf diese Weise viel Zeit einsparen. Würden Sie die Hälfte Ihrer Kommunikation, die Sie bisher per E-Mail erledigt haben, auf ein Telefon verlagern, würden Sie jährlich mehr als 8’000 E-Mails weniger versenden. Nicht schlecht, oder?
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